プロジェクト管理
「Excelでのプロジェクト管理は限界があるのでツールを用いたプロジェクト管理をしたいんだよねー」
「工数管理？工数はとってないから、わからないな…。プロジェクトの計画進捗がわかればよしだね」
導入検討中のユーザー様から日々そのような声を頂きます。
本稿ではTimeTracker NXのプロジェクト管理機能を解説します。
得意の工数管理機能は封印し、プロジェクト管理ニーズに対してどこまで応えることができるのか検証します。
プロジェクト管理の目的が”Excelからの切り替え”だけでは失敗する
「脱Excelしたい」「プロジェクト管理を検討したい」と相談を受けて、ユーザー様と対話するなかで、生意気にも私が、導入検討を静止する瞬間があります。
TimeTracker NX導入していただくことは大変うれしいのですが、下記3点のいずれかにあてはまる場合は、「再度議論しましょう」とお伝えしています。
①プロジェクト管理の課題が明確でない場合
体験版を申込いただくと 体験版のススメ方 というホワイトペーパーを配布しています。
そこでも記載をしていますが「課題を書き出してください」とお願いをしています。
ツールでどんな困りごとを解決したいのか言語化できないと、よいツール選定はできません。
②ツール導入することが目的になっている場合
ツールを導入こと自体がゴールになっているケース。この場合、「データを一元管理できた」というところで終わってしまいます。
どう活用するのかが見えていなければ、「Excelから入れ替えただけで何も変わっていない」状態になってしまいます。
③活用方法やルール決まってない場合
「入力するのが嫌だ」とご意見を頂いたことがあります。この場合は、そもそもツール導入以前に、なぜプロジェクト管理をすべきかマインドセットできていない状態です。
①に戻って「なにが課題か？」現場のメンバー全員が認識を統一する必要があります。
ツールは入力を基に、多彩なビューで多面的にデータを統合・分析します。データ入力なくては、ツールは無価値です。
また業務内容を考慮せず、現場担当者にツールの活用が押し付けられたり、データ管理のルールが定まっていなかったりすると、結局誰も使わなくなってしまうリスクもあります。
まずはプロジェクト管理機能の整理を
TimeTracker NXはなにができるツールなの？という問いに関しては、下記サイトをご覧ください。Excel帳票をダウンロードするとテーマごと機能の絞り込みや比較もできます。
プロジェクトカテゴリで最大50項目
それでは、プロジェクト管理を行うための入力に関わる機能を紹介します。
プロジェクト管理をするためのプロジェクトカテゴリ機能を紹介します。
この機能で、プロジェクト(業務の最大粒度)ごと比較ができます。
【プロジェクトカテゴリ】
プロジェクトを任意にグループ化する仕組みとして、プロジェクトカテゴリがあります。
プロジェクトごとに「顧客」や「業務分野」といったグループ情報を付加して、任意の観点でグループ化ができます。最大50個のカテゴリが設定可能で、カテゴリの名前は自由に変更できます。
この機能を活用すると、プロジェクトの進捗状況など、共通の特徴を持つプロジェクトに対する集計や比較が行いやすくなります。
200個のカスタムフィールドで管理項目を設定する
プロジェクトの中身WBSに関しても豊富な項目設定ができます。
プロジェクト画面のフィールドをガントフィールドと呼んでいます。ここに色々な値を入力するのですが、任意で200個までオリジナルの項目をつくることができます。
これを「カスタムフィールド」と呼んでいます。
ガントフィールドを定義することで、様々な管理項目を定義することで後工程の入力として活用ができます。
プロジェクト管理に必要なファイルを添付できる
プロジェクト管理にはガントチャートや値の入力以外にも、該当アイテムの完了を示す、ドキュメントや画像データが必要な場合があります。
ワークアイテムに直接ファイルを添付することができます。ワークアイテムに成果物や関連する資料を添付して TimeTracker NX 上でまとめて管理することができます。
フレキシブルWBSの威力
TimeTracker NXのFlexible(フレキシブル)-WBSでプロジェクトのスケジュールを管理する
欧米のプロジェクト管理ツールだと、タスクの詳細スケジュールを入力しないと管理がスタートできない場合があります。
しかし、TimeTracker NX Pro版は、はじめは工程レベルでざっくりとガントチャートを引き、後から詳細化できます。
現場の実態に合わせた、計画づくりが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。プロジェクト管理機能 入力編の紹介でした。
・プロジェクトカテゴリ⇒プロジェクト(業務)同士の分類
・カスタムフィールド⇒プロジェクト内のタスクの詳細管理
・ファイル添付⇒タスクの完了の証跡などさらに細かい管理
・フレキシブルWBS⇒ガントチャート(計画線)は実態に合わせて引くことができる
上記の内容を紹介しました。
