工数管理
導入事例
こんにちは、デンソークリエイト近藤です。
私は、前職で採用や教育研修などのコンサルティングをしていました。そのためバックオフィスと呼ばれる総務人事などの方とお仕事をすることが多くありました。
総務人事の役職者の方は”ファンタジスタ”が非常に多いと思っています。
色々な委員会に参加し、膨大な仕事を一人でさばく、訊けば何でも教えてくれる。
その一方で、部下育成は苦手、「仕事をおしえてくれない」という不満も部下からはこぼれます。
加えて、工数管理を打診すると「今まで問題なかったのに、なぜ工数を測ろうとするのか？」と総務人事の役職者は抵抗を示します。
私の持論含みの意見ですが、間接部門(バックオフィス)の仕事は標準化されておらず、仕事のプロセスがはっきりしないため、言語化できておらず、工数管理をしようとしても難しいケースがあります(プロセスは役職者の頭の中にあり、言語化が億劫だったりします)。
また、理由なしに、自分たちの仕事のやり方を変えることに抵抗があるため、工数管理を嫌う傾向もあります(うまくこなしているのに、指摘をされるのを嫌だという感情があります）。
では、間接部門(バックオフィス)の工数管理はどうすれば上手くいくのでしょうか。
アイディアを次章にまとめています。
間接部門の工数管理の考え方と事例
間接部門(バックオフィス)が工数管理を行う際の注意点ややるべきことを書きました。
ご自身のメールアドレスを入力頂くと閲覧できます。ご参考になれば幸いです。
間接部門の仕事は「プロセス」の明文化がされていない仕事が多く存在します。
その理由は、間接部門の仕事の再現性が少ないためという理由もありますが、担当者の頭の中にあるだけで、言語化されていないことが多いです。
プロセスが定義されていないことが、間接部門の工数管理を難しくしています。
間接部門(バックオフィス)の仕事プロセス定義からはじめる
間接部門(バックオフィス)の仕事は担当者がいなくなると仕事が急に回らなくなるリスクもはらんでいます。
また、単純作業に人員を割いたり、非効率も存在します。
それは、プロセスが共有されていないからです。
間接部門の仕事も「プロセス」はあるはずです。
プロセスがないと子供のサッカーのようにどんなに時間とリソースを投しても”終わらない””手戻りがおこる”などマイナスなことが起こります。
プロセス定義れていない場当たり的な状態を表す”喩え”としてわかりやすい映像を見つけたのでリンクを貼っておきます。
対して、仕事のプロセスが定義されていれば、少ない人数で計画的に効率よく仕事すすめることができ、ボール(タスク)をゴールに運ぶことができます。
間接部門(バックオフィス)の仕事プロセス定義からはじめることをおすすめします。
プロセスの定義に関しては、下記ブログを参照してください。
https://timetracker.denso-create.jp/ja/blog/wbs
直接部門の工数管理の方法をそのまま持ち込まない
設計・開発など直接部門が行っている工数管理のやり方・ルールをそのまま持ち込まないことも大切です。
間接部門の仕事の特徴などもとらえて、工数管理をどうやって行うべきか考える必要があります。
目的と後工程を共有する
間接部門(バックオフィス)のチームで工数管理を行うため、メンバーの合意は必要です。
・何のために行うのか？
・取得した工数はどう活用するのか？
などを取り決め、チームとして合意を取っておく必要があります。
例えば、「仕事のプロセスを共有し、各タスクがどれだけ時間がかかるものは測定し、今後業務時間を目安をつくります。繁忙期に入ったら、みんなでタスクをシェアし助け合います」といった目的もアリなのではないでしょうか。
CAPDoの考え方で工数管理を始める
０から問題発見をし、改善をすするめることは、トップのコンサル会社でもできません。
まずは、各プロセスのタスクごとどのくらい工数がかかっているのか、実態を把握することがはじめるべきです。
CAPDoを実際に業務に適用してみると、先に現状把握をして見込みを立てた上で改善案を検討するCAPDoの方が敷居が低く、やりやすいと感じると思います。
引用サイト：「CAPDoで改善サイクルを回す」https://www.timetracker.jp/concept/column/02-03.html
とりあえず残業を０にすればよいわけではない
間接部門(バックオフィス)のコストを下げたいがあまりに「とりあえず残業を０にする」に手を染めることはおすすめしません。
それをすると、やらなくてはいけない仕事まで品質が落ち、現場が疲弊します。悪手です。
「急がば回れ」まずは、間接部門の仕事は「プロセス」の定義からすすめてください。
末尾に
いかがでしたでしょうか。非常に簡単な事例の紹介となっていますが、弊社が日々対応している間接部門(バックオフィス)の工数管理に関するお悩みや事例になります。
弊社独自のノウハウになりますので是非、参考ににして頂ければ幸いです。
現場の課題がある場合は、是非お客様の課題を私に教えてください。
さらに詳細の情報をコミュニティサイトのQA等をご活用ください。
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