タスクマネジメントは、多くの方がにとって、興味関心がある事柄になります。

プロジェクト管理、工数管理よりも、いま目の前にあるタスクをいかに対応するかは、どの役割の方にも大切な事柄だと思います。

本稿では、タスクマネジメントがなぜ大切なのかに関して書いていきます。

・タスクマネジメントに関して情報収集をしている方

・タスクマネジメントのポイントをしたい方

・タスクマネジメントの方法を知りたい方

に向けて、お話を起こしていきます。

タスクマネジメントはなぜ必要なのか？

タスクマネジメントが必要な理由はいくつか挙げられます。

目標や期日を守るために必要

まず、適切なタスクマネジメントは、プロジェクトの目標や期日を達成するために必要不可欠です。タスクマネジメントを行うことで、プロジェクトの進行状況を把握し、必要に応じて調整することができます。

責任を明確にするために必要

タスクマネジメントは、チームメンバーの役割と責任を明確にするのに役立ちます。これにより、各メンバーがプロジェクトに貢献する方法を理解し、協力して作業を進めることができます。

プロジェクトの品質を確保するために必要

さらに、タスクマネジメントは、プロジェクトの品質を確保するための重要な手段です。プロジェクトはタスクによって構成されています。タスクの完了がマネジメントの進捗を決めます。適切なタスクマネジメントは、プロジェクトの成功に欠かせない要素となります。

タスクの実施報告・完了報告をすることで、プロジェクトは完了します。

イメージ：TimeTracker NX タスク計画に基づいた実績工数入力「タイムシート」

弊社製品でのタスクマネジメントのイメージも記載しています。下記参考サイトもご参照ください。

参考サイト：もう見落とさない】個人タスクもマイページでラクラク進捗確認。苦手なタスク管理克服へ

タスクマネジメントが上手な人がしているタスク管理方法とは？

タスクマネジメントが上手な人がしているタスク管理方法とは何でしょうか？

優先順位を決める

タスクマネジメントは、仕事やプロジェクトでやるべきことを効率的に管理するための方法です。上手にタスクマネジメントをするためには、タスクの優先度を設定し、期限を設けることが重要です。

ポイント

タスクをリスト化して、優先度に基づいて順番をつけることが大切です。何を優先すべきかを明確にすることで、タスクを効率的に処理し、プロジェクトを成功に導くことができます。また、タスクの所要時間を見積もり、スケジュールに組み込むことも重要です。時間配分を考えることで、タスク完了までの期限を意識し、計画的に進めることができます。

タスクを適切な粒度にする

また、タスクを管理するために最適な大きさにすることで、より具体的なステップに分解し、効率的に進めることができます。これにより、タスクに対する理解が深まり、より正確で適切なタスク管理ができるようになります。

ポイント

仕事に合わせて、タスクを分割して取り組むことも効果的です。大きなタスクを小さなステップに分解して、進捗状況を把握しやすくし、かつ達成感も得られます。この方法であれば、タスクをこなすことがより容易になり、ストレスを軽減することもできます。

あまり細かくなりすぎないように2週間程度かかる仕事をタスクとすることをおすすめします。

リソースを確保すること

さらに、タスクを完了するために必要なリソースを確保することも重要です。たとえば、時間、予算、人員などです。これらのリソースを適切に割り当てることで、タスクの完了をスムーズに進めることができます。

ポイント

タスクを達成するために必要なリソースを考慮することも必要です。リソースとは、時間、予算、人員、設備など、タスクを遂行するための必要条件です。リソースを適切に割り当てることで、タスクの完了をスムーズに進めることができます。

また、リソース不足による問題を事前に予測することで、問題解決のための対策を講じることも可能になります。

以上が、タスクマネジメントが上手な人がしているタスク管理方法の一例です。

タスクマネジメントを実践することで、プロジェクトに対する理解が深まり、より正確で適切なタスク管理ができるようになります。そして、プロジェクトの成功につながることでしょう。

ツール開発が実践しているタスク管理

弊社では、タスク管理において以下のような取り組みを実践しています。

• チームメンバーそれぞれにタスクを割り当て、進捗状況を共有することで、誰が何を担当しているかが明確にしています
• タスクに期限を設定し、時間内に完了するよう促すことで、プロジェクトの進行スピードを加速させています
• 問題や課題が発生した場合は、早期に情報共有を行い、迅速かつ適切な対応を行っています
• プロジェクトの進捗状況を定期的にレビューし、改善点を把握することで、次回のプロジェクトに生かしています

このようなタスク管理の取り組みにより、デンソークリエイトではプロジェクトの品質向上と効率化を実現しています。

参考サイト：プロジェクトの進捗報告　社外・社内との調整の方法

　　　　　　TimeTracker NX開発チームのプロジェクト管理事例を大公開 【前編】 ～タスクアイテム管理をどうやってるの？～

チーム組織でタスク管理をするときのポイント

チームでタスク管理をする場合、いくつかの重要な点に注意する必要があります。

チーム間のコミュニケーション

1つは、コミュニケーションです。チームメンバー間の明確なコミュニケーションを確立することは、全員が同じページにいることを保証するために重要です。これには、定期的なチェックイン、ステータスアップデート、進捗報告などが含まれます。

メンバーを信頼した権限委任

２つ目は、委任です。各メンバーの強みやスキルに基づいてタスクを割り当てることは、全員が最大限に働くことを保証するために効果的な方法です。それは、管理者・メンバーのバーンアウトを防止し、作業量を均等に分配するのにも役立ちます。

進捗状況を管理する

さらに、進捗状況や期限を追跡するためのシステムを確立することも役立ちます。これには、共有カレンダーやタスク管理ツールの設定、または単に共有ドキュメントでの進捗状況の追跡が含まれる場合があります。

これらの重要な点を念頭に置くことで、チームはタスクを効果的に管理し、目標を達成するために協力して取り組むことができます。

進捗状況を効率的に行えるTimeTracker NX

沢山のタスクの進捗状況を目視で確認することは難しいです。

その際はツールによる支援が効率的です。

TimeTracker NXでは、タスクの一覧化、進捗報告、実績入力が一つの画面で完結できます。

イメージ：TimeTracker NX タスク管理機能「マイページ」

無料で30日間TimeTracker NXを利用できる体験版もございます。

必要に応じて、ご利用下さい。

本稿では、タスクマネジメントのポイントを解説しました。

皆さまのご参考になれば幸いです。