私近藤は、デンソークリエイト入社する前に、ある人材系企業で研修企画の仕事に従事していました。そこでは「段取り研修」というプログラムを取り扱っていました。
「段取り研修」の内容は主に以下です。
① 自身の仕事のスケジュール（手帳など）を持参し、重要度と緊急度でタスクをクラス分けする
② かかわっている仕事（プロジェクト）の全体像把握ができているかを確認しタスクをWBSで整理する
期待される研修効果は、自分自身の計画の見直しや杜撰だったタスクの優先度整理がクリアになり、仕事(プロジェクト)計画設計の大切さを知ることです。下記に研修内容の詳細を簡単に紹介します。
【セッション１：重要度と緊急度でタスクをクラス分けする】
自分自身のスケジュールを開いて、アイゼンハワーのマトリックス*を用いて、重要度と緊急度の尺度でタスクを整理していきます。
・やめる仕事を見つけましょう
↓
・すぐやる仕事が集中すると苦しいはず、誰かに依頼できないか検討しましょう
↓
・すぐやる仕事でいっぱいになる前に段取りして「いつやるか決める(た)仕事」でタスクを構成しましょう。余裕ができるはず。
⇒だから、計画・段取りは大切ということに気づく。
セッション２：タスクをWBSで整理させる
仕事（プロジェクト）の全体像、つまりタスクの総数がわからなければ仕事（プロジェクト）の完了には至らないため、WBSを用いて、詳細化をおこないます。
※WBSのイメージ TimeTrackerNX評価版申込特典資料「標準WBS」より抜粋
・WBSでタスクを階層化する
⇒WBSを構成する末端タスクの完了が全体の完了につながっていく。
⇒だから、仕事の詳細設計して、計画・段取りをすることが大事だと気づく。
いかがでしょうか。「段取り研修」は計画的に仕事(プロジェクト)を進めたい方には有効ではないでしょうか？私もそう思います。
しかし、研修での学びが、現場での行動変容に結びつかないことがあります。研修で学んだ知識を基に計画・段取りをしても、プロジェクト現場では遅延するケースが発生しました。
研修だけでは、プロジェクトの遅延に関して問題解決できなかったのです。
その苦い経験が、私をデンソークリエイト、TimeTracker NXへ誘いました。
本稿のテーマは「なぜ計画は遅れるのか？」です。計画の立て方の研修をしても根本的な解決にはなりませんでした。では、どうすればよいのでしょうか？考えていきたいと思います。
本稿のテーマは「なぜ計画は遅れるのか？」です。計画の立て方の研修をしても根本的な解決にはなりませんでした。では、どうすればよいのでしょうか？考えていきたいと思います。
例）スケジュールの見積精度が悪い原因
●進捗管理の甘さ(★)
●リソースマネジメントの甘さ
●未知のタスクの発生
●手戻りの発生
●不具合・インシデントの発生 など
例えば、(★)「進捗管理の甘さ」を分析すると、
・進捗率の妥当性を計る尺度をもっていない
・進捗率は頭の中にあり、可視化できていない
・タスクの完了を示す成果物や完了時の値の定義をしていない
・進捗率の分母となる「完了時の値」がコロコロ変わり完了できない など
様々な課題点を洗い出すことができます。
つまり、進捗管理の甘さが原因の場合、いくら計画・段取りをしたとしても、その途中の進捗を追うことができなければ仕事(プロジェクト)を完了することはできないのです。
また、人の感覚だけで進捗を追うと判断があいまいになります。誰が見ても、同じ結果になるように進捗状況を可視化しなければなりません。
可視化を手作業で支援することは大変です。支援ツール、つまり、「プロジェクト管理ツール」が必要となります。
弊社製品のプロジェクト・工数管理ツールTimeTracker NXを例に、先ほど述べた「スケジュール見積精度の悪さ」という課題を構成する様々な原因の対処を考えていきます。原因に対しての対処できる機能例を下記に示しました。
【スケジュールの見積精度の悪さ 原因と対処できるTimeTracker NXの機能】
上記図で示したように、「スケジュール見積精度の悪さ」の対策には「工数」がキーになってきます。
TimeTracker NXはプロジェクト管理と工数管理の両方を備えています。それは、進捗管理に工数を用いるメリットがあるからです。
工数管理機能を用いている理由は、「スケジュール見積精度の悪さ」の対策や改善には「工数」がキーとなるからです。つまり、進捗管理に工数を用いるメリットが多くあるからです。
スケジュール進捗が遅れている場合、進捗率だけではその原因を特定することは難しいです。
進捗遅れの理由として、例えば、「タスクに工数を投入できていない」「タスクに対しての作業が難航している」などが考えられます。しかし、どちらの理由なのかはタスクの進捗率だけでは判断できません。
一方、タスクに実績工数を入力すれば、その作業にそもそも時間が使えているかどうかが分かります。成果量を入力すれば生産性も分かります。
タスクの工数を計測していくことで、「そもそも時間が使えていないのか」、「工数投下しても完了できないのか」などの理由が分かるので、対策も打てます。
つまり、進捗と工数をセットで計測できれば、進捗の妥当性も判断できるようになり、遅れている場合は手を打つことができるのです。
※工数管理機能とプロジェクト管理機能をあわせもつ意義に関しては製品サイトでも紹介しています。
下記URLをご参照ください。
<https://www.timetracker.jp/concept/column/01-02.html>
本稿では、計画はなぜ遅れるのか？をテーマにお話をしました。
・プロジェクトの計画が遅れる理由のひとつは「スケジュールの見積精度が悪い」ため
・スケジュールの見積精度の悪さには複数の原因があり、「進捗管理の甘さ」もその一つ
・進捗遅れの予防は、工数をキーにして、手を当てることができる
長くなりましたが、多くの方が仕事の成功のために工数管理に取り組んで頂き、本ブログがその一助になることを願っています。
またTimeTracker NXと併せて、効果的なプロジェクト管理の現場実践想定した「計画・進捗管理研修」もサービス提供しています。ご興味がございましたらばお問い合わせください（段取り研修ではありません）。